如何将电子邮件保存为PDF — Gmail、Outlook等 (2026)

By PDFKits Team — Published July 2, 2026

为什么将电子邮件保存为PDF？

电子邮件包含重要信息，这些信息往往需要在电子邮件账户的生命周期之外进行保存。将电子邮件保存为PDF文件可以创建永久的、可移植的记录，这些记录可以独立于任何电子邮件服务进行存储、共享和引用。以下是将电子邮件保存为PDF的主要原因：

• 法律记录：法院和监管机构接受PDF文档作为证据。将重要的通信保存为PDF会创建一个带有时间戳的、不可更改的通信记录。
• 离线访问：PDF文件可以在没有互联网连接的情况下打开。如果您的电子邮件服务提供商出现故障或您失去对账户的访问，您保存的PDF仍然可以访问。
• 专业归档：企业需要保留通信以满足合规性、审计和参考需求。PDF提供了电子邮件归档的标准化格式。
• 通用格式：PDF在每个设备和操作系统上看起来都一样。与转发电子邮件（可能会丢失格式）不同，PDF保留了原始消息的确切外观。
• 易于共享：您可以与没有访问您电子邮件账户的人共享电子邮件的PDF，而无需转发原始消息。

如何在Gmail中将电子邮件保存为PDF

在桌面浏览器中，Gmail提供了一种简单的方法来将任何电子邮件保存为PDF。请按照以下步骤操作：

1. 在您的网页浏览器中打开Gmail（Chrome、Firefox、Safari或Edge）。
2. 打开您想要保存的电子邮件。
3. 点击电子邮件消息右上角的三点菜单（更多选项）。
4. 从下拉菜单中选择打印。或者，按Ctrl+P（Windows）或Cmd+P（Mac）。
5. 在打印对话框中，将目标更改为保存为PDF。
6. 如有需要，调整设置：选择页面布局（纵向或横向），选择要包含的页面，并设置边距。
7. 点击保存并选择计算机上的保存位置。

此方法捕获完整的电子邮件，包括标题（发件人、收件人、日期、主题）、正文文本和内嵌图像。附件不会包含在PDF中——您需要单独下载这些附件。

如何在Outlook中将电子邮件保存为PDF

如果您想知道如何将Outlook电子邮件保存为PDF格式，过程会根据您的平台略有不同：

Outlook桌面版（Windows）

1. 在Outlook中打开电子邮件。
2. 转到文件 → 打印。
3. 选择Microsoft Print to PDF作为打印机。
4. 点击打印，选择保存位置，并为您的文件命名。

Outlook桌面版（Mac）

1. 在Mac的Outlook中打开电子邮件。
2. 按Cmd+P或转到文件 → 打印。
3. 点击打印对话框左下角的PDF下拉菜单。
4. 选择保存为PDF，选择位置，然后点击保存。

Outlook网页版（outlook.com）

1. 在浏览器中打开电子邮件。
2. 点击消息顶部的三点菜单（更多操作）。
3. 选择打印。
4. 在浏览器打印对话框中，将目标更改为保存为PDF，然后点击保存。

如何在iPhone上将电子邮件保存为PDF

iPhone使用与将照片转换为PDF相同的“打印技巧”：

1. 在邮件应用（或Gmail应用）中打开电子邮件。
2. 点击共享按钮（或回复/转发箭头，然后查找打印）。
3. 点击打印。
4. 在打印预览屏幕上，用两根手指向外捏预览缩略图。这将预览转换为完整的PDF视图。
5. 在PDF预览中点击共享按钮。
6. 选择保存到文件以将PDF保存到您的设备或iCloud Drive。

此方法适用于内置的邮件应用、Gmail、Outlook以及iPhone上的大多数其他电子邮件应用。

如何在Android上将电子邮件保存为PDF

Android设备通过系统打印服务提供类似的方法：

1. 在您的电子邮件应用中打开电子邮件（Gmail、Outlook或其他任何应用）。
2. 点击右上角的三点菜单。
3. 选择打印。
4. 将打印机选择更改为保存为PDF。
5. 点击下载图标或保存按钮。
6. 选择设备上的保存位置。

在三星设备上，您可能还会在共享菜单中直接看到“共享为PDF”选项，这提供了更快的工作流程。

如何在Apple Mail（Mac）中将电子邮件保存为PDF

macOS上的Apple Mail提供了直接的PDF导出选项：

1. 在您的Mac上打开邮件中的电子邮件。
2. 转到文件 → 导出为PDF。
3. 选择保存位置和文件名，然后点击保存。

或者，您可以使用文件 → 打印 → PDF → 保存为PDF以获得对页面大小和布局的更多控制。导出为PDF选项是最快的方法，并能忠实保留电子邮件格式。

压缩电子邮件PDF以节省存储空间

包含内嵌图像、嵌入图形或HTML格式复杂的电子邮件可能会生成意外大的PDF文件。如果您保存许多电子邮件以进行归档，文件大小可能会迅速增加。使用PDFKits Compress PDF来减少电子邮件PDF的文件大小，而不会明显损失质量。

当您需要通过文件大小有限制的消息应用共享保存的电子邮件，或在将电子邮件PDF附加到其他文档时，这尤其有用。有关减少电子邮件附件PDF大小的详细提示，请参阅我们的压缩PDF以供电子邮件使用的指南。

将多个电子邮件合并为一个PDF

当您需要将电子邮件线程或一系列相关电子邮件编译成一个文档时，首先将每封电子邮件保存为单独的PDF，然后将它们合并：

1. 使用上述方法将每封电子邮件保存为PDF。
2. 在浏览器中打开PDFKits Merge PDF。
3. 上传所有单独的电子邮件PDF。
4. 拖动以按时间顺序或逻辑顺序重新排序。
5. 点击合并将它们组合成一个PDF文档。

这将创建一个完整的记录，包含整个对话或项目线程在一个文件中，这比多个单独的文件更容易引用和共享。

常见问题解答

我如何将电子邮件保存为PDF？

通用的方法是使用您的浏览器或电子邮件应用的打印功能，并将目标更改为“保存为PDF”。这适用于Gmail（三点菜单 → 打印）、Outlook（文件 → 打印 → Microsoft Print to PDF）、Apple Mail（文件 → 导出为PDF）以及任何平台上的大多数其他电子邮件客户端。

如何在iPhone上将电子邮件保存为PDF？

打开电子邮件，点击共享或打印，然后在打印预览中用两根手指向外捏以创建PDF。再次点击共享并选择保存到文件。这适用于邮件应用、Gmail、Outlook和iPhone上的其他电子邮件应用。

我可以将多个电子邮件保存为一个PDF吗？

可以。首先将每封电子邮件保存为单独的PDF，然后使用PDFKits Merge PDF将它们合并为一个文档。您可以在合并之前重新排序页面，以确保电子邮件按正确的顺序出现。

如何将带有附件的Outlook电子邮件保存为PDF？

Outlook的打印到PDF功能仅保存电子邮件正文，而不包括附件。要包含附件，请单独下载它们，如有需要，将其转换为PDF，并使用PDFKits Merge PDF将电子邮件PDF与附件PDF合并为一个文件。

将电子邮件保存为PDF与打印是一样的吗？

保存为PDF使用相同的打印流程，但将输出发送到文件而不是物理打印机。结果是一个数字文档，准确保留电子邮件的布局，就像在纸上显示的一样，包括标题、格式和内嵌图像。

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