So speichern Sie eine E-Mail als PDF — Gmail, Outlook und mehr (2026)

By PDFKits Team — Published July 2, 2026

Warum E-Mails als PDF speichern?

E-Mails enthalten wichtige Informationen, die oft über die Lebensdauer eines E-Mail-Kontos hinaus erhalten bleiben müssen. Das Speichern von E-Mails als PDF-Dateien schafft permanente, tragbare Aufzeichnungen, die unabhängig von einem E-Mail-Dienst gespeichert, geteilt und referenziert werden können. Hier sind die wichtigsten Gründe, E-Mails als PDFs zu speichern:

Rechtliche Aufzeichnungen: Gerichte und Regulierungsbehörden akzeptieren PDF-Dokumente als Beweismittel. Das Speichern wichtiger Korrespondenz als PDF erstellt einen zeitgestempelten, unveränderlichen Kommunikationsnachweis.
Offline-Zugriff: PDF-Dateien können ohne Internetverbindung geöffnet werden. Wenn Ihr E-Mail-Anbieter ausfällt oder Sie den Zugriff auf Ihr Konto verlieren, bleiben Ihre gespeicherten PDFs zugänglich.
Professionelle Archivierung: Unternehmen müssen Kommunikationen aus Compliance-, Prüfungs- und Referenzgründen aufbewahren. PDFs bieten ein standardisiertes Format für E-Mail-Archive.
Universelles Format: PDFs sehen auf jedem Gerät und Betriebssystem gleich aus. Im Gegensatz zum Weiterleiten einer E-Mail (bei dem das Format verloren gehen kann) bewahrt ein PDF das genaue Erscheinungsbild der ursprünglichen Nachricht.
Einfache Weitergabe: Sie können ein PDF einer E-Mail mit jemandem teilen, der keinen Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto hat, ohne die ursprüngliche Nachricht weiterzuleiten.

So speichern Sie eine E-Mail als PDF in Gmail

Gmail in Desktop-Browsern bietet eine einfache Möglichkeit, jede E-Mail als PDF zu speichern. Folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie Gmail in Ihrem Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge).
Öffnen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten.
Klicken Sie auf das drei-Punkte-Menü (Weitere Optionen) in der oberen rechten Ecke der E-Mail-Nachricht.
Wählen Sie Drucken aus dem Dropdown-Menü. Alternativ drücken Sie Strg+P (Windows) oder Cmd+P (Mac).
Ändern Sie im Druckdialog das Ziel auf Als PDF speichern.
Passen Sie die Einstellungen nach Bedarf an: Wählen Sie das Seitenlayout (Hochformat oder Querformat), wählen Sie aus, welche Seiten einbezogen werden sollen, und legen Sie die Ränder fest.
Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem Computer.

Diese Methode erfasst die gesamte E-Mail einschließlich Kopfzeilen (Absender, Empfänger, Datum, Betreff), Textkörper und Inline-Bilder. Anhänge sind im PDF nicht enthalten — diese müssen separat heruntergeladen werden.

So speichern Sie eine E-Mail als PDF in Outlook

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine Outlook-E-Mail im PDF-Format speichern, variiert der Prozess je nach Plattform leicht:

Outlook Desktop (Windows)

Öffnen Sie die E-Mail in Outlook.
Gehen Sie zu Datei → Drucken.
Wählen Sie Microsoft Print to PDF als Drucker aus.
Klicken Sie auf Drucken, wählen Sie einen Speicherort und benennen Sie Ihre Datei.

Outlook Desktop (Mac)

Öffnen Sie die E-Mail in Outlook für Mac.
Drücken Sie Cmd+P oder gehen Sie zu Datei → Drucken.
Klicken Sie auf das PDF-Dropdown-Menü in der unteren linken Ecke des Druckdialogs.
Wählen Sie Als PDF speichern, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf Speichern.

Outlook Web (outlook.com)

Öffnen Sie die E-Mail in Ihrem Browser.
Klicken Sie auf das drei-Punkte-Menü (Weitere Aktionen) oben in der Nachricht.
Wählen Sie Drucken.
Ändern Sie im Druckdialog des Browsers das Ziel auf Als PDF speichern und klicken Sie auf Speichern.

So speichern Sie eine E-Mail als PDF auf dem iPhone

Das iPhone verwendet denselben "Druck-Trick", der auch beim Konvertieren von Fotos in PDFs funktioniert:

Öffnen Sie die E-Mail in der Mail-App (oder Gmail-App).
Tippen Sie auf die Teilen-Schaltfläche (oder den Antwort-/Weiterleitungs-Pfeil und suchen Sie nach Drucken).
Tippen Sie auf Drucken.
Auf dem Druckvorschau-Bildschirm ziehen Sie mit zwei Fingern nach außen auf dem Vorschau-Thumbnails. Dies verwandelt die Vorschau in eine vollständige PDF-Ansicht.
Tippen Sie auf die Teilen-Schaltfläche aus der PDF-Vorschau.
Wählen Sie In Dateien speichern, um die PDF auf Ihrem Gerät oder iCloud Drive zu speichern.

Diese Methode funktioniert mit der integrierten Mail-App, Gmail, Outlook und den meisten anderen E-Mail-Apps auf dem iPhone.

So speichern Sie eine E-Mail als PDF auf Android

Android-Geräte bieten einen ähnlichen Ansatz über den Systemdruckdienst:

Öffnen Sie die E-Mail in Ihrer E-Mail-App (Gmail, Outlook oder einer anderen).
Tippen Sie auf das drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Drucken.
Ändern Sie die Druckerauswahl auf Als PDF speichern.
Tippen Sie auf das Download-Symbol oder die Speichern-Schaltfläche.
Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem Gerät.

Auf Samsung-Geräten sehen Sie möglicherweise auch eine Option "Als PDF teilen" direkt im Freigabemenü, was einen noch schnelleren Workflow bietet.

So speichern Sie eine E-Mail als PDF in Apple Mail (Mac)

Apple Mail auf macOS bietet eine direkte PDF-Exportoption:

Öffnen Sie die E-Mail in Mail auf Ihrem Mac.
Gehen Sie zu Datei → Als PDF exportieren.
Wählen Sie einen Speicherort und einen Dateinamen und klicken Sie auf Speichern.

Alternativ können Sie Datei → Drucken → PDF → Als PDF speichern verwenden, um mehr Kontrolle über die Seitengröße und das Layout zu haben. Die Option "Als PDF exportieren" ist die schnellste Methode und bewahrt die E-Mail-Formatierung treu.

E-Mail-PDFs zur Speicherung komprimieren

E-Mails mit Inline-Bildern, eingebetteten Grafiken oder HTML-lastiger Formatierung können überraschend große PDF-Dateien erzeugen. Wenn Sie viele E-Mails zur Archivierung speichern, können die Dateigrößen schnell ansteigen. Verwenden Sie PDFKits Compress PDF, um die Dateigröße Ihrer E-Mail-PDFs ohne spürbaren Qualitätsverlust zu reduzieren.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie gespeicherte E-Mails über Messaging-Apps teilen müssen, die Größenbeschränkungen haben, oder wenn Sie E-Mail-PDFs an andere Dokumente anhängen. Für detaillierte Tipps zur Reduzierung der PDF-Größen für E-Mail-Anhänge siehe unseren Leitfaden zur Komprimierung von PDFs für E-Mail.

Mehrere E-Mails in ein PDF zusammenführen

Wenn Sie einen E-Mail-Thread oder eine Reihe verwandter E-Mails in ein einziges Dokument zusammenstellen müssen, speichern Sie jede E-Mail zuerst als individuelles PDF und kombinieren Sie sie dann:

Speichern Sie jede E-Mail als PDF mit den oben beschriebenen Methoden.
Öffnen Sie PDFKits Merge PDF in Ihrem Browser.
Laden Sie alle einzelnen E-Mail-PDFs hoch.
Ziehen Sie sie in chronologischer oder logischer Reihenfolge um.
Klicken Sie auf Zusammenführen, um sie in ein einzelnes PDF-Dokument zu kombinieren.

Dies erstellt einen umfassenden Nachweis eines gesamten Gesprächs oder Projektthreads in einer Datei, die viel einfacher zu referenzieren und zu teilen ist als mehrere einzelne Dateien.

Häufig gestellte Fragen

Wie speichere ich eine E-Mail als PDF?

Die universelle Methode besteht darin, die Druckfunktion Ihres Browsers oder Ihrer E-Mail-App zu verwenden und das Ziel auf "Als PDF speichern" zu ändern. Dies funktioniert in Gmail (drei-Punkte-Menü → Drucken), Outlook (Datei → Drucken → Microsoft Print to PDF), Apple Mail (Datei → Als PDF exportieren) und den meisten anderen E-Mail-Clients auf jeder Plattform.

Wie speichert man eine E-Mail als PDF auf dem iPhone?

Öffnen Sie die E-Mail, tippen Sie auf Teilen oder Drucken und ziehen Sie dann mit zwei Fingern nach außen auf der Druckvorschau, um eine PDF zu erstellen. Tippen Sie erneut auf Teilen und wählen Sie In Dateien speichern. Dies funktioniert mit der Mail-App, Gmail, Outlook und anderen E-Mail-Apps auf dem iPhone.

Kann ich mehrere E-Mails als ein PDF speichern?

Ja. Speichern Sie jede E-Mail zuerst als separate PDF und verwenden Sie dann PDFKits Merge PDF, um sie in ein einzelnes Dokument zu kombinieren. Sie können die Seiten vor dem Zusammenführen neu anordnen, um sicherzustellen, dass die E-Mails in der richtigen Reihenfolge erscheinen.

Wie speichere ich eine Outlook-E-Mail als PDF mit Anhängen?

Die Funktion "Drucken als PDF" in Outlook speichert nur den E-Mail-Text, nicht die Anhänge. Um Anhänge einzuschließen, laden Sie diese separat herunter, konvertieren Sie sie bei Bedarf in PDF und verwenden Sie PDFKits Merge PDF, um die E-Mail-PDF mit den PDF-Anhängen in einer Datei zu kombinieren.

Ist das Speichern einer E-Mail als PDF dasselbe wie Drucken?

Das Speichern als PDF verwendet denselben Druckprozess, sendet die Ausgabe jedoch an eine Datei anstelle eines physischen Druckers. Das Ergebnis ist ein digitales Dokument, das das Layout der E-Mail genau so bewahrt, wie es auf Papier erscheinen würde, einschließlich Kopfzeilen, Formatierung und Inline-Bildern.

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